河北地调院：如何提高质量体系内部审核的有效性

　　河北省地质调查院，2001年通过了GB/T19001—2000标准质量体系认证（二方）。获证以来，我院按质量体系文件规定开展了有效的内部审核，取得了很好的效果。这对推动我院质量体系有效运行并持续改进起到了至关重要的作用。在此，就如何提高质量体系内部审核的有效性，结合我院实践体会谈几点认识。

　　一、 提高对内部审核的认识

　　质量体系内部审核是组织对其自身的产品、过程、体系进行的审核。通过审核，综合评价质量活动及其结果。对审核中发现的不符合采取纠正和改进措施，以此推动体系持续改进。所以，组织的最高管理者和全体员工必须真正理解内部审核的内涵，充分认识到内部审核的目的是对体系业绩进行监测，为管理评审提供输入信息，是寻找持续改进体系机会的有效方法，其最终目的是满足顾客要求，保持组织业绩健康发展。

　　二、 注重培养内审员队伍

　　实施质量体系内部审核，所需人力资源通常由本组织解决，这就需要组织必须培养一支满足内部审核要求的内审员队伍。组织在通过认证前，按要求已培训一定数量的内审员，关键是对内审员如何进行管理，提高其素质能力，满足审核的需要是至关重要的。有些组织为了获证的需要，在认证前也按要求培训了内审员，但获取证书后，就放松了对内审员的管理或根本就不对其进行管理，其结果严重地影响了组织后序的内部审核质量，从而影响到组织质量体系的有效运行。这是一种似乎常见的现象。评价质量体系的适宜性、充分性和有效性是通过内部审核的有效实施来实现的。显然，如何做到有效实施内部审核，内审员的素质能力是最为关键的。所以组织必须注重对内审员队伍的培养，提高内审员的素质能力。参加外部培训班，请专家来组织授课等都是很好的培养方式。但更主要的应是激励内审员以自学的形式来提高自身的素质能力。培养内审员队伍的另一方面必须给与充分重视，那就是如何调动、激发内审员自身的积极性。由于内审员在内部审核当中起着主导作用，没有内审员的工作热忱和积极性作保证，组织质量体系的内部审核质量是可想而知的，这必定会影响到体系运行的有效性。所以组织应该建立适宜的能够调动和激发内审员积极性的激励机制。

　　三、 精心策划年度内部审核

　　组织对年度的内部审核工作应进行精心的策划，这是作好内部审核工作的关键环节。策划应充分考虑组织的特点，如组织机构、产品、过程和内审员等。通过切合实际的精心策划，形成年度内审方案或内审计划。在审核方案或审核计划中应明确：审核范围、审核依据、审核时机和频度、审核单元划分、审核人员组成、审核资源保证、审核时间等。具体到每一次内部审核，应按年度计划安排和内审程序规定详细编制内审计划并实施审核。

　　四、 集中审核与滚动审核

　　实施审核主要有两种形式，即集中审核和滚动审核。采取哪一种审核形式更适宜，更有利于提高内部审核的有效性，应依据组织的产品、过程、体系特点和组织的审核能力而定。集中审核的优点：审核周期短，能很快发现问题，便于集中整改。因此，往往用于体系刚刚建立或作出重大调整之后及时进行。缺点：因突击进行，需要内审员数量多，往往导致不成熟的内审员从事了重要的审核过程，影响审核质量，不能有效地达到审核目的。滚动审核优点：需要的审核员少，审核员能够对组织质量体系运行情况进行很好的横向比较和整体分析，能够保证审核结论的系统性。缺点：审核周期长，不能很快得出审核结论。本人认为：组织的内审员数量多，审核力量强，可选择集中审核形式。这样可使内审员都能得到审核锻炼的机会，可提高组织审核员队伍的素质能力。组织的内审员少且审核能力弱时，可选择滚动审核形式。在组织的质量体系初建时期，最好每年度至少进行两次内部审核，先采用滚动审核形式，后采用集中审核形式。

　　五、 应用“PDCA”思想实施审核

　　组织每开展一项活动（一个过程），都应有规定（P），并按规定实施（D），然后对结果进行检查（C），最后对检查的结果进行分析，依据分析结果实施改进（A）。如产品实现过程：通过对产品实现过程的策划（P）、实施（D），生产出产品（或服务提供），通过检查或测量（C），评定产品是否满足规定要求，对发现的不符合进行分析，找出造成不符合的原因，采取改进措施（A），至此完成产品实现过程的一个“PDCA” 循环。随着顾客对产品要求的不断变化，“PDCA”循环不断运转，从而实现对产品实现过程的持续改进。将“PDCA”思想运用于组织质量管理体系的内部审核，可大大提高审核的有效性。应用“PDCA”思想实施内部审核，其具体做法应该是：首先检查受审核部门对所涉及过程活动的策划，审核其是否满足要求（P）；再检查受审核部门是否按策划输出要求实施过程活动（D）；然后检查受审核部门是否对所实施的过程活动按要求进行了自我检查（C）；最后检查确认受审核部门是否通过自我检查，对存在的问题采取纠正或纠正措施，并将行之有效的措施和方法纳入工作标准或管理标准，从而使质量管理体系得以改进（A）。采用“PDCA”审核方式，体现了ISO9000：2000标准持续改进的管理原则。

　　六、 突出对主要过程的审核

　　质量管理体系是建立在过程的基础上的，实施质量管理体系审核，即是对构成体系的各个过程进行审核。过程可分为主要过程和辅助过程。如在质量管理体系中，设计、采购、过程控制、检验、试验等是主要过程，而记录、文件控制、信息沟通等为辅助过程。在实施内部审核时，应以主要过程为主线，在确保不漏项的情况下，重点突出对主要过程的审核。在审核主要过程的同时，必然要查看相关文件和记录，此时可注意对文件和记录的管理是否符合规定要求，而不必再将文件和记录再单独出来占用更多的时间进行审核。这样做即节省时间，又能使审核员始终保持清晰的审核思路。再按部门进行审核时，要依据各部门涉及过程职责的重要程度，对重要部门进行重点审核。内部审核应确保对最高管理者实施审核的有效性。

　　七、 现场审核应坚持的原则

　　ISO9000：2000标准3.9.1条款对审核作出如下定义：“为获的审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。”从定义可知，实施审核首先要收集客观证据，然后将客观证据与审核准则相比较，评价证据满足审核准则的程度。因此，现场审核时，审核员应坚持如下原则，以确保审核质量。

　　1．坚持以“客观证据”为依据的原则

　　没有客观证据而获取的任何信息都不能作为判断不符合的依据。客观证据不足或未经验证也不能作为判断不符合的证据。客观证据必须以事实为基础，可陈述、可验证，不应有任何个人的猜想、推理的成分。客观证据必须是有效的，如提供的文件和记录应是法定批准或责任人签字的。受审核部门提供的口述、记录应经现场验证后才能作为客观证据。审核员应该采取灵活多样的审核方式来获取客观证据，如询问、查阅资料、查看现场等等。

　　2.坚持紧扣审核准则的原则

　　实施内部审核不能脱离审核准则进行。审核准则包括：采用的标准、体系文件、相关的法律法规、工作标准及技术规范等。审核员在实施审核过程中对寻找的证据应与审核准则校核后才能对审核项作出符合与否的结论。凡审核证据未与审核准则校核，都不应对审核项判断为符合或不符合。掌握好本条原则主要体现在内审员的素质能力方面（对标准内涵的理解、对体系文件的理解、工作态度等）。所以，培养、提高内审员的素质能力至关重要。

　　3.坚持独立、公正的原则

　　审核判断时应排除其它任何干扰因素，这些干扰因素包括来自受审核部门的、受审核人员的、审核员本身的等等影响判断独立、公正的因素。审核必须自始至终保持审核判断的独立性和公正性，绝不能因情面或畏惧而私自消化不合格。特别是对最高管理者审核时，审核员更要坚持独立、公正的原则，不能产生畏惧心理。组织的内审员应学会与最高管理者沟通的技巧。

　　4.坚持实事求是的原则

　　组织的管理体系经内审发现一些不符合是正常的。问题发现得越充分，自我整改就会越彻底，第二方或第三方审核时出现的不符合就会越少。这样，即能得到认证机构的认，可又能提高顾客的满意程度。有些组织担心内审时发现的问题多，特别是对一些一时难以整改的问题，到外审时会造成外审员认为组织质量体系运行效果不好，会产生负面影响，所以有意隐盖不合格。这种思想是千万要不得的。组织在内审中发现的不符合，均应一一整改，特别对发现的严重不符合，组织必须高度重视，认真整改，否则，引起产品质量问题，导致顾客投诉甚至是法律诉讼，那将是组织的败局。

　　八、客观编写内部审核报告

　　内部审核过程中，通常在末次会议上提出内部审核报告。审核报告应在审核组成员认真讨论并与受审核部门沟通（不符合方面）后形成。审核报告中，审核结论很重要，审核组应依据审核证据，对照审核准则，对组织的质量体系运行的有效性作出客观的实事求是的评价，对成功的方面给予肯定，对存在问题的方面提出改进的方向。

　　纠正措施的制定、事实和验证

　　受审核部门对发现的不符合应制定纠正措施计划并予以实施和记录，并报告审核组。纠正措施不能就事论事，而应举一反三，针对不符合的产生原因开展调查，类似的不符合不应在同一部门重复出现。通常应当按照《纠正和预防措施控制程序》执行。

　　十、认真编写内部审核总结报告

　　每一次内部审核结束后，管理者代表应组织有关人员对审核情况作出全面总结并写出总结报告，报告内容应包括：①内部审核年度计划完成情况；②对不符合分析，寻找原因；③对主要不符合的说明及纠正措施完成情况；④对质量管理体系作整体评价；⑤对薄弱环节进行分析，提出改进建议；⑥对内审员的工作进行评价等。内部审核总结报告是为了评价组织的质量管理体系，通过总结分析，明确存在的问题和改进的方向。因此，组织应当给予重视。（王启友）

河北省地质调查院供稿